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Conformite reglementaire

Checklist
Conformite
OACIQ + Loi 96 + Loi 25

30 points. 10 minutes. Imprimez et cochez. Identifiez vos zones d'exposition avant que ce soit l'OACIQ qui le fasse.

30 points 3 reglementations Outil de pre-evaluation Non juridique
Document Checklist de conformité OACIQ + Loi 96 + Loi 25
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Outil de pre-evaluation uniquement. Cette checklist ne constitue pas un avis juridique et ne couvre pas l'ensemble des obligations applicables a votre situation. Pour les cas complexes ou si vous identifiez des zones d'exposition significatives, consultez un avocat ou un conseiller specialise en droit immobilier et protection des renseignements personnels. Sources : OACIQ, Office québécois de la langue francaise (OQLF), Commission d'accès a l'information (CAI).

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Section A — 10 points

OACIQ — Obligations du courtier

Obligations reglementaires encadrees par la Loi sur le courtage immobilier (RLRQ c. C-73.2) et le Reglement de l'OACIQ. Verifiez chaque point pour votre agence.

Votre numéro de permis OACIQ est-il clairement affiche sur votre site web, dans votre signature courriel et sur vos cartes professionnelles ?
L'OACIQ exige que le numéro de permis soit visible sur toute documentation commerciale et publicité. Un oubli est l'une des infractions les plus frequemment relevees lors des inspections.
Ref. : Loi sur le courtage immobilier, RLRQ c. C-73.2 ; Reglement sur les conditions d'exercice d'une operation de courtage, chapitre sur la publicité
A1
Vos publicités et annonces mentionnent-elles systématiquement la denomination sociale de votre agence et le titre exact du courtier responsable ?
Le titre utilisé (courtier immobilier, courtier hypothecaire, etc.) doit correspondre exactement au permis detenu. L'omission de la denomination sociale peut constituer une publicité trompeuse.
Ref. : Reglement OACIQ sur la publicité ; Loi sur le courtage immobilier
A2
Conservez-vous les contrats de courtage, les offres d'achat et les autres documents transactionnels pour la durée minimale prévue par la reglementation ?
La reglementation impose une durée de conservation minimale pour les documents de transaction. A vérifier avec votre conseiller pour connaitre la durée applicable à chaque type de document.
🛈 A vérifier avec votre conseiller juridique
Ref. : Reglement sur les conditions d'exercice d'une operation de courtage
A3
Tous vos courtiers ont-ils complété leur formation continue obligatoire auprès de l'OACIQ pour la période en cours ?
L'OACIQ impose un programme de formation continue obligatoire (PFC). Un courtier en défaut de formation risque la suspension ou la non-renouvellement de son permis.
Ref. : Programme de formation continue OACIQ ; Loi sur le courtage immobilier
A4
La denomination sociale officielle de votre agence est-elle correctement affichee a votre lieu d'affaires, sur votre enseigne et sur votre site web ?
L'affichage de la denomination sociale est obligatoire et doit correspondre exactement à la denomination inscrite auprès de l'OACIQ. Les abreviations non officielles sont a éviter.
Ref. : Loi sur le courtage immobilier ; Loi sur la publicité légale des entreprises
A5
Vos communications automatisées (SMS, courriels, IA vocale) incluent-elles une identification claire du courtier ou de l'agence emettrice ?
Toute communication commerciale doit permettre au destinataire d'identifier l'agence ou le courtier responsable, y compris les communications automatisées par système d'IA.
Ref. : Reglement OACIQ ; Loi canadienne anti-pourriel (LCAP/CASL)
A6
Vos fiches sur Centris et autres plateformes incluent-elles les mentions obligatoires (nom du courtier responsable, numéro de permis, denomination sociale) ?
Les inscriptions sur Centris doivent respecter les exigences de divulgation de l'OACIQ. L'absence de mentions obligatoires peut faire l'objet d'une plainte ou d'une inspection.
Ref. : Regles d'utilisation Centris ; Reglement OACIQ sur la publicité
A7
Avez-vous un processus documenté pour divulguer les conflits d'intérêts potentiels a vos clients (double representation, intérêt personnel dans la transaction) ?
L'OACIQ exige une divulgation claire et écrite lorsqu'un courtier est en situation de conflit d'intérêts. Une politique interne documentée facilite la conformité et protégé l'agence en cas de litige.
Ref. : Code de deontologie des courtiers immobiliers ; Loi sur le courtage immobilier
A8
Votre registre de transactions est-il tenu à jour, complet et accessible en cas d'inspection de l'OACIQ ?
L'OACIQ peut proceder a une inspection de vos dossiers a tout moment. Un registre incomplet ou inaccessible peut donner lieu a des sanctions disciplinaires.
Ref. : Reglement sur les conditions d'exercice d'une operation de courtage ; procédures d'inspection OACIQ
A9
Si vous utilisez un système d'IA vocale ou de messagerie automatisée pour contacter des prospects, avez-vous un mecanisme de desabonnement fonctionnel et traite dans les délais requis ?
La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et les directives OACIQ encadrent les communications electroniques commerciales. Un mecanisme de retrait facilement accessible et traite rapidement est obligatoire.
Ref. : LCAP (Loi canadienne anti-pourriel), art. 11 ; lignes directrices OACIQ sur les communications electroniques
A10
Section B — 10 points

Loi 96 — Charte de la langue francaise

Obligations decoulant de la Charte de la langue francaise (RLRQ c. C-11), telle qu'amendee par la Loi 96 (2022). Supervise par l'Office québécois de la langue francaise (OQLF).

Votre site web s'affiche-t-il en francais par défaut pour les visiteurs du Québec, avec une option de bascule vers l'anglais clairement accessible ?
La Charte de la langue francaise exige que les sites web destines aux Quebecois soient disponibles en francais. Le francais doit être la version par défaut, pas l'inverse.
Ref. : Charte de la langue francaise (RLRQ c. C-11), chapitre VII sur la langue du commerce et des affaires ; dispositions Loi 96 sur les technologies de l'information
B1
Vos messages automatises (SMS, courriels, notifications push) sont-ils envoyes en francais par défaut, avec basculement vers l'anglais uniquement si le client l'a explicitement demande ?
Les communications commerciales avec les consommateurs québécois doivent se faire en francais. La préférence linguistique du client doit être documentée pour justifier tout envoi en anglais.
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 55 et suivants (commerce et affaires) ; Loi 96
B2
Vos contrats de courtage et documents transactionnels sont-ils rediges en francais, avec une version anglaise disponible uniquement sur demande explicite du client anglophone ?
Depuis les amendements de la Loi 96, les contrats d'adhesion (ce qui inclut les contrats de courtage standard) doivent d'abord être offerts en francais. La version anglaise ne peut être remise que si le client l'exige.
🛈 A vérifier avec votre conseiller juridique pour les cas de clientele anglophone
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 55.1 et 55.2 (introduits par Loi 96)
B3
Toutes vos communications externes (lettres, brochures, publicités imprimees, presentationnels) sont-elles en francais ou, si bilingues, avec une presence equivalente ou predominante du francais ?
La Charte exige que le francais soit au moins aussi present que toute autre langue dans les communications commerciales destinees au public québécois.
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 52 à 57 (commerce et affaires)
B4
Votre affichage public exterieur (enseigne, vitrines, panneaux) est-il en francais, avec le francais nettement predominant sur toute autre langue si affichage bilingue ?
La règle du "nettement predominant" impose que le texte francais soit au moins deux fois plus grand que le texte dans une autre langue sur tout affichage exterieur.
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 58 ; Reglement sur la langue du commerce et des affaires (RLRQ c. C-11, r. 9)
B5
Vos formulaires en ligne (formulaires de contact, questionnaires, formulaires d'inscription) sont-ils disponibles en francais en premier ?
Les formulaires electroniques destines au public québécois doivent être disponibles en francais. Un formulaire uniquement en anglais exposé l'agence a une plainte auprès de l'OQLF.
Ref. : Charte de la langue francaise ; dispositions sur les technologies de l'information (Loi 96)
B6
Si votre agence emploie 25 personnes ou plus au Québec, avez-vous mis en place une politique de francisation ou vérifié votre admissibilite auprès de l'OQLF ?
La Loi 96 a abaisse le seuil d'application des obligations de francisation de 50 à 25 employes. Les entreprises de 25 employes et plus doivent s'inscrire auprès de l'OQLF.
🛈 A vérifier avec l'OQLF si vous vous approchez du seuil de 25 employes
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 135 et suivants (francisation) ; Loi 96, modifications au programme de francisation
B7
Vos offres d'emploi, descriptions de poste et communications internes destinees aux employes du Québec sont-elles disponibles en francais ?
La Charte protégé le droit des travailleurs de travailler en francais. Les offres d'emploi exigeant la connaissance d'une autre langue que le francais doivent être justifiees par la nature du poste.
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 41 à 50 (langue de travail)
B8
Les documents soumis a des organismes gouvernementaux ou professionnels québécois (OACIQ, Registraire des entreprises, etc.) sont-ils rediges en francais ?
Les communications et documents deposes auprès d'organismes publics et professionnels québécois doivent être en francais. Les versions anglaises sont accessoires.
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 15 a 29 (administration publique et organismes)
B9
Avez-vous vérifié que vos outils technologiques (CRM, application mobile, logiciels de gestion) sont configurables en francais pour vos employes et clients québécois ?
La Loi 96 introduit des obligations relatives aux logiciels utilisés en milieu de travail. Les outils qui ne peuvent fonctionner qu'en anglais peuvent poser un enjeu de conformité, en particulier si le seuil de 25 employes est atteint.
🛈 A évaluer selon votre taille d'entreprise et configuration des outils
Ref. : Charte de la langue francaise, art. 88.0.1 et suivants (logiciels en milieu de travail) ; Loi 96
B10
Section C — 10 points

Loi 25 — Protection des renseignements personnels

Obligations issues de la Loi modernisant des dispositions legislatives en matiere de protection des renseignements personnels (anc. Projet de loi 64), en vigueur par phases depuis 2022–2023. Supervise par la Commission d'accès a l'information (CAI).

Votre politique de confidentialite est-elle publiée sur votre site web, redigee en langage clair, et reflète-t-elle vos pratiques actuelles de collecte et d'utilisation de renseignements personnels ?
La Loi 25 exige qu'une politique de confidentialite claire et accessible soit disponible au public. Elle doit être à jour et correspondre à ce que vous faites reellement avec les données.
Ref. : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur prive (RLRQ c. P-39.1), art. 3.1 (intro. Loi 25)
C1
Avez-vous designe une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre agence, et son identité ou son titre est-il accessible au public ?
La Loi 25 exige la designation d'un responsable de la protection des renseignements personnels (equivalent au DPO europeen). Son titre et ses coordonnees doivent être accessibles. Par défaut, c'est la personne ayant le plus haut niveau de responsabilité dans l'entreprise.
Ref. : Loi 25, art. 3.1 (designe une personne responsible) ; modifications à la Loi sur la protection des RP dans le secteur prive
C2
Vos formulaires de collecte (contact, audit gratuit, inscription, questionnaire) informent-ils clairement l'utilisateur de la finalite de la collecte, des destinataires des données et de ses droits ?
Le consentement doit être eclaire. L'utilisateur doit savoir pourquoi vous collectez ses données, qui y aura accès et ce qu'il peut faire pour exercer ses droits avant de donner son accord.
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 8 et 9 (consentement) ; modifications Loi 25
C3
Le consentement pour les communications marketing (SMS, courriels promotionnels, appels IA) est-il obtenu separement du consentement général, avec une case a cocher distincte et non pre-cochee ?
La Loi 25 exige que le consentement a des fins spécifiques soit manifeste, libre et eclaire. Les consentements groupes ou les cases pre-cochees ne respectent pas ce standard. Ce point s'articule également avec la LCAP.
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 8 ; LCAP art. 10 (consentement express)
C4
Avez-vous une procédure documentée pour repondre aux demandes d'accès, de rectification ou de retrait d'une personne concernant ses renseignements personnels, dans les délais prevus ?
La Loi 25 renforce les droits des individus. Les entreprises doivent repondre aux demandes d'accès dans un délai de 30 jours (avec possibilité de prolongation). L'absence de procédure exposé l'agence a des sanctions de la CAI.
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 27 à 30 (accès et rectification) ; modifications Loi 25
C5
Disposez-vous d'une procédure d'incident de confidentialite (breach) pour detecter, contenir, évaluer et notifier la CAI et les personnes concernees dans les délais requis ?
Depuis septembre 2022, la Loi 25 impose de notifier la CAI et les personnes affectees lors de tout incident de confidentialite presentant un risque sérieux de prejudice. La notification à la CAI doit être faite le plus tot possible.
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 3.5 a 3.8 (incident de confidentialite) ; Reglement sur les incidents de confidentialite
C6
Realisez-vous une évaluation des facteurs relatifs à la vie privee (EFVP) avant de mettre en place de nouveaux systemes impliquant la collecte ou le traitement de renseignements personnels (CRM, IA, application mobile) ?
La Loi 25 exige une EFVP (equivalent du PIA europeen) avant tout projet impliquant des renseignements personnels a risque élevé. Cette obligation s'applique notamment a l'introduction d'outils d'IA et de CRM.
🛈 La portee de l'EFVP varie selon le projet — a évaluer avec votre conseiller
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 3.3 (évaluation des facteurs) ; modifications Loi 25
C7
Avez-vous un mecanisme permettant a un client de demander la suppression ou la destruction de ses renseignements personnels, et un processus pour y donner suite ?
La Loi 25 introduit un droit a l'effacement (destruction ou anonymisation) dans certaines circonstances. L'absence de processus pour traiter ces demandes constitue une lacune de conformité.
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 28.1 (droit a l'effacement) ; modifications Loi 25
C8
Vos sous-traitants et fournisseurs de services (CRM, n8n, IA vocale, hebergeur, etc.) ont-ils signe un accord de confidentialite ou de traitement des données confirmant leur conformité aux lois québécoises sur la protection des renseignements personnels ?
La Loi 25 impose de s'assurer que les sous-traitants offrent des garanties de protection equivalentes. Un registre des sous-traitants avec leurs engagements est une bonne pratique a documenter.
🛈 A vérifier pour chaque fournisseur, notamment ceux hors du Canada
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 3.2 et 18.3 (sous-traitance et divulgation hors Québec) ; modifications Loi 25
C9
Avez-vous défini et documenté une politique de durée de conservation pour chaque catégorie de renseignements personnels (leads, clients actifs, anciens clients, transactions closes) ?
La Loi 25 exige que les renseignements personnels ne soient conserves que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectes. Une politique de retention documentée protégé l'agence et facilite la destruction systématique des données perimees.
Ref. : Loi sur la protection des RP dans le secteur prive, art. 12 (destruction et anonymisation) ; modifications Loi 25
C10
Resultat de la pre-evaluation
Section A — OACIQ
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Points coches
Section B — Loi 96
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Points coches
Section C — Loi 25
__ / 10
Points coches
Score total
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25-30 : Bien • 18-24 : Risque • <18 : Urgent
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